ボイスメールや留守番電話は便利ですが、メッセージを受け取って自分で配信する責任に直面することがよくあります。多くの場合、これが発生した場合、問題なくすべてを覚えて、遅滞なく適切な人に適切なメッセージを受け取ることができると信じています。 「電話」というゲームをプレイしたことのある子供なら誰でもわかるように、残念ながらそうではありません。

情報が失われないようにしながら、メッセージ内のすべての重要な情報を削除し、適切な人に届くようにするために、人は何ができるでしょうか。幸いなことに、この質問に対する答えは単純なものであり、個人環境にもビジネス環境にも等しく適用できるものです。その答えは、メッセージパッドを使用することです。

メッセージパッドはどの事務用品店でも購入でき、比較的安価です。ただし、使用するメッセージパッドを選択するときは、覚えておく必要のある機能がいくつかあります。最終的な決定を行うときは、パッドに必ず機能があることを確認してください。したがって、メッセージパッドを選択するときは、この簡単なチェックリストを使用するだけで、すべての基本をカバーできるようになり、適切に編成されたメッセージ配信システムを構築できるようになります。これらは少し単純に見えるかもしれませんが、これらが基本であることを覚えておいてください。

メッセージの対象*明らかに、メッセージの対象者をリストしたものが必要になります。メッセージを受信するときは、メッセージの配信先を確実に把握する必要があります。そうしないと、メッセージの配信プロセス全体が少し難しくなります。

メッセージ送信元。*メッセージ受信の最も基本的な部分の1つです。これはパッド上にある方がよいです。そうでない場合、メッセージを受信する意味がほとんどありません。これは、メッセージの受信者がコールを返すか、または必要になる可能性のある他のアクションを実行できるようにするために必要な情報です。

メッセージ。*これはメモの主要部分になります。非常に詳細である必要はなく、非常に長い必要もありませんが、発信者が伝えたいことの要点をカバーする必要があります。したがって、パッドに少なくともこれを書き留めるための領域があることを確認する必要があります。

日付/時刻。*メッセージパッドには、電話がかかってきた日時を書き留めることができる領域が必要です。これにより、メッセージの受信者は、いつ、いつ電話がかかってきたかを正確に知ることができます。 。

実行するアクション。*これはメッセージパッドの非常に単純な部分であり、メッセージを受信した人が自分に何が期待されているかを知ることができます。これにより、受信者は、コールバックが期待されているかどうか、または他の何かが

であるかどうかを知ることができます。