電子メールが少し混合された祝福になっていることに気づいたことがありますか？

電子メールはビジネスと家族の両方に計り知れない助けになる可能性がありますが、すぐに制御できないように思われる圧倒的な混乱になる可能性もあります。電子メールを整理することは、この混沌とし​​た混合された祝福を制御するための最良の方法の1つです。驚くべきことに、それは本当に簡単です。あなたがする必要があるのは、これらのいくつかの簡単なガイドラインに従うことだけです。そして、完全に組織化されたスムーズに動作する電子メールシステムを手に入れるでしょう。

すぐに始めましょう。*メールを整理する上での最大の問題は、誰もが常に「後で連絡します」と言うことです。完全に理解できますが、これはおそらくあなたができる最悪のことです。なぜなら、「それを理解する」のを待つ間、電子メールは単に受信トレイに蓄積され続けるからです。すぐに、または少なくとも必要だと判断したらすぐにメールの整理を開始することで、後で行う必要のある作業の量を減らすことができます。

個別のボックスまたはフォルダを作成します。*使用する電子メールシステムの種類（Outlook、G-Mail、、または_Y-Mail！_）に関係なく、個別のボックスまたはフォルダを作成できる手段があります。メールを分割できるフォルダ。これを確認する1つの方法は、電子メールアカウントを個別の引き出しを備えたファイリングキャビネットと考えることです。個別の引き出しに、Work、Personal、Legalなどの名前のラベルを付けます。これらの「引き出し」のそれぞれの内部で、個別のファイルを作成できます。これらのファイルは、必要に応じて具体的に分類し続けることができます。

ルールを作成します。*使用するメールシステムの種類に関係なく、自動並べ替えルールを作成できます。これらの自動並べ替えは、使用しているシステムに応じて「ルール」や「フィルター」などの名前で呼ばれ、メールを整理するのに非常に役立ちます。簡単なルールを作成することで、電子メールシステムに適切なファイルに電子メールを自動的に送信させ、すべてを適切に整理することができます。

メソッドを維持および更新します。*すべては時間とともに変化し、電子メールシステムも同じです。これは、実装したメソッドを維持および更新するために時間をかける必要があることを意味します。平均して、月に1回は、システムを最新の状態に保つために費やす必要のあるすべての時間です。システムを調べて、特定のルールをまだ使用しているかどうか、特定の電子メールが必要かどうかなどを確認します。そうでない場合は、それらのルールまたは電子メールをアーカイブしてください。