整理しやすいようにメールを準備することは、メールの提出には_正確に_役に立たないかもしれませんが、他の人には役立ちます。驚いたことに、メールの準備は比較的簡単なことです。メールをできるだけ整理するために必要なことは、ガイドラインが何であるかを確認し、メールを準備するときに少し余分な時間をかけることだけです。しばらくすると、プロセス全体がその時点で第二の性質になり、効果的な電子メールを書くことが以前よりもはるかに速くなるため、余分な時間に気付くことさえありません。実際、これらのガイドラインは、簡単に整理できるようにメールを準備するのに役立つだけでなく、より効果的に書くのにも役立ちます。

件名は重要です。*メールで最も見落とされがちな部分の1つは、件名です。信じられないかもしれませんが、この行は間違いなく電子メールの最も重要な部分の1つです。これは、残りのメールのトーンを設定し、受信者にメール全体が何であるかを知らせることができるためです。主題を書くときはできるだけ簡潔にし、それが電子メールの残りの部分にも関連していることを確認してください。このようにして、受信者（またはあなた）が後でこのメッセージを探しているときに、より簡単に見つけることができます。

適切にフォーマットします。*メールを作成するときは、適切にフォーマットする必要があります。この目的のために、プロの電子メールからフリルの追加を残し、より個人的なもののためにそれらを保存します。

さらに、リストに箇条書きや数字などを使用することを恐れないでください。彼らはあなたがあなたがしようとしているポイントを家に帰し、各個人に適切な通知をもたらすのを助けます。さらに、箇条書きや数字などを使用することで、後で必要な情報を簡単に見つけることができます。

できるだけ簡潔にしてください。*書き始めるのは非常に簡単で、いつ停止するのかわからないのです。その一例がこの記事にありますが、これはおそらく厳密に必要なものよりも少し長く続いています。メールを書くときは、できるだけ簡潔かつ的確に伝えてください。これは、読者が重要なデータをできるだけ早く見つけられるようにすると同時に、その重要なデータが他のすべての単語の中で失われるのを防ぐためのもう1つの方法です。

すべての日付を記入します。*最後に、組織用の電子メールの準備を開始する最も簡単な方法の1つは、送信するすべての日付を記入することです。

コンピュータシステムによって生成された日付だけに依存しないでください。電子メールに別の日付を手動で組み込むことにより、事実上、コンピューターをバックアップし、送信するすべてのものに適切な日付が付けられていることを確認します。