あなたが学校、職場、教会、または家にいるかどうかにかかわらず、あなたは最終的に何らかの種類のファイリングをする必要があることに気付くでしょう。ほとんどの人は、書類、記録、保証などをどこにでも置くだけです。これは通常、後で必要になる重要なものを含め、物が失われたり捨てられたりすることを意味します。誰もが自分の絶対確実なファイリングシステムをセットアップするときに使用できるいくつかの簡単な手順があります。

。どこから始めれば。ファイリングシステムを開始する前に、自問する必要のあることがいくつかあります。このシステムはストレージ専用ですか？

定期的にアクセスしますか？セットアップするシステムの目的は何ですか？これらの質問に対する答えを決めるときは、物資の入手を開始できるように答えを書き留めておく必要があります。

。スタイルを選択します。あなたが耳にすることになるファイリングシステムには多くの種類があります。個人的に、あなたがする必要があるのは、あなたのニーズに最適なものを決めることです。利用可能なすべてのスタイルの中で、アルファベット順と色分けされたシステムを組み合わせて使用​​することを個人的にお勧めします。これを行うことで、ファイルのさまざまな「テーマ」にすばやくアクセスできるだけでなく、各「テーマ」の情報をすばやく見つけることができます。システムには5色以下を選択することをお勧めします。消耗品を購入するときは、システムに一致して収まる色付きのタブまたはフォルダーを選択してください。

。論文を整理します。使用するファイリングシステムのタイプを決定したら、書類を調べて、それらを分離して分類する必要があります。これを行うには、できるだけ一般的に開始し、できるだけ具体的な情報に向けて取り組みます。たとえば、現在の財務諸表、給与明細、請求書などのサブセクションを含む財務のセクションがあります。

。システムを保守します。ファイリングシステムは、それを維持せずに機能することはありません。書類を提出するために、少なくとも毎月特定の日を選択する必要があります。毎日ファイリングを行うことができない場合、あなたがする必要がある1つの提案は、後でさらにファイリングする必要があるそれらの論文のためにファイルまたは封筒を保管することです。このようなものを使用することにより、組織化されたシステムを適切に維持し、適切に維持することができます。