Johnは、一連の建設契約仕様（1つのパッケージとして50〜75のドキュメントを印刷）に取り組んでいます。各ドキュメントのフッターには、まったく同じプロジェクトの説明とプロジェクトのタイトルを含める必要があります。

そこで、ジョンは説明とタイトルの定型句を作成しました。

ただし、フッターで定型句を使用しようとすると、ドキュメントごとに定型句のアクションが異なることがわかりました。

ジョンは通常の定型句の動作を取得することがありました（定型句名の最初の4文字を入力すると、Enterキーを押すと定型句エントリを挿入するポップアップオファーが表示されます）。ポップアップが表示されないこともありましたが、F3キーを押すと、Wordが定型句を挿入していました。また、F3キーを押すと、Wordは入力した名前が有効な定型句ではないと言っていました。

確認できることがいくつかあります。まず、定型句を配置した場所を確認する必要があります。定型句はほとんどの場合Normal.dotテンプレートに保存されますが、事実上すべてのテンプレートに保存できます。 Normal.dot以外のテンプレートに実際にエントリを保存し、一部の仕様書で他のテンプレートを使用していない場合、定型句はそこにありません。

AutoTextエントリを別のテンプレートに保存した場合は、Normal.dotテンプレートに競合するエントリがあるかどうかを確認する必要があります。

競合がある場合（おそらくスペルが非常に近い2つのエントリ）、定型句はどのエントリを表示するかについて混乱する可能性があります。

[オートコレクト]ダイアログボックスの[定型句]タブを使用して、どの定型句がどのテンプレートにあるかを確認できます。 （[挿入]、[定型句]、[定型句]の順に選択します。）オーガナイザーを使用して、さまざまなテンプレートの定型句エントリを管理することもできます。

それでも定型句で問題が発生する場合は、完全に諦め、別の方法を使用してフッターの一貫性を実現することができます。これを行うには、フッターに必要なテキストをテキストファイルに入れ、フィールドを使用してフッターに含めます。次の一般的な手順に従ってください：

。 Wordの外部で、フッターに含めるテキストを含むテキストファイルを（メモ帳または別のテキストエディターを使用して）作成します。

。 Word内で、フッターを表示し、テキストを表示する場所に挿入ポイントを配置します。

。 [挿入]メニューから[フィールド]を選択します。 Wordは[フィールド]ダイアログボックスを表示します。

。 [カテゴリ]コントロールが[すべて]に設定されていることを確認して、すべてのフィールドがダイアログボックスに表示されるようにします。

。フィールドのリストで、IncludeTextを選択します。ダイアログボックスの右側にあるオプションは、選択内容に応じて変わります。

。 [ファイル名またはURL]フィールドに、手順1で作成したテキストファイルのフルパスとファイル名を入力します。

。 [OK]をクリックします。

それでおしまい。これで、フッターにテキストが含まれました。テキストファイルで変更するだけで、すべてのドキュメントのテキストを変更できます。印刷するたびにWordが更新されるように構成されている場合、印刷するたびにフッターのフィールドが更新されます（テキストファイルが新しく読み込まれます）。

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（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（367）は、Microsoft Word 97、2000、2002、および2003に適用されます。