WordPerfectラベルのWordへの変換（Microsoft Word）

WordPerfectファイルに多数のラベルがある場合は、それらのラベルを簡単にWord文書に変換して、差し込み印刷のデータソースとして使用できるようにする方法を探している可能性があります。このようなタスクは、ファイル内のラベルの数によっては、かなり困難に見える場合があります。

いくつかのことを覚えていれば、変換プロセスをはるかに簡単にすることができます。まず、Wordデータソースの情報は、列見出しのあるテーブルにあることが期待されていることを覚えておく必要があります。

次に、WordPerfectのラベルファイルはテキストのみの形式であることに注意してください。それらは、Wordテーブルに自動的に変換できる形式ではありません。

これらの2つの項目を念頭に置いて、WordPerfectファイルの元のテキストをWordファイルの表形式のテキストに変換するだけでよいことが明らかになるはずです。 WordPerfectラベルファイルに次のような情報があるとしましょう：

このファイルについて注意すべき点がいくつかあります。まず、住所内の各行の終わりにキャリッジリターン（Enterキーが押された）があります。次に、ラベル間に2つのキャリッジリターン（Enterキーが2回押された）があります。 （ラベルファイルを調べると、一部のラベルの間に複数の空白行がある場合があります。それで問題ありません。）

このような情報をWordテーブルに変換するために手を振ることができる「魔法の杖」はありません。それはあなたの側でいくらかの仕事とマッサージを必要とします。次の一般的な手順から始めることができます：

。 Wordの検索と置換機能を使用して、^ p ^ p（2つの段落記号）を[\ {}]（ネストされた中括弧と角かっこ）などの一意の文字に置き換えます。ラベルデータを見て、一部のラベルが2つの空白行で区切られていることに気付いた場合は、2つの段落記号を置き換える前に、^ p ^ p ^ p（3つの段落記号）を中括弧と角かっこで置き換えます。アイデアは、単一の[\ {}]シーケンスのみが各ラベルを分離することを確認することです。

。 ^ p（単一段落記号）を^ t（タブ文字）に置き換えます。

これにより、ラベルの各行の間にタブ文字が配置されます。

。ラベル内でカンマが表示される唯一の場所が都市名の後である場合は、「、」を置き換えます（カンマとスペース、引用符は含みません）

^ t（タブ文字）を使用します。これにより、都市名と州名の間にタブ文字が配置されます。 （データに名前（John Davis、Jr。）またはアドレス行（122 Main St.、Suite 27）にコンマが含まれている可能性があり、それらを台無しにしたくないため、これを行う場合は注意が必要です。 ）

。 [\ {}]（手順1で使用した一意のシーケンス）を^ p（単一の段落記号）に置き換えます。この操作の後、段落記号を付ける必要があるのは、各ラベルの最後だけです。

。すべてのラベルデータを選択します。

。テーブルを選択|変換| [テキストをテーブルに変換]ダイアログボックスを表示するには、[テキストをテーブルに]を選択します。テキストをタブで区切ることを指定していることを確認し（ダイアログボックスの下部にある[タブ]オプションボタンでこれを制御します）、[OK]をクリックします。

これで、元のラベルがテーブルに変換されます。しかし、あなたは完全には終わっていません。一部のデータを「クリーンアップ」する必要がある可能性があります。たとえば、空のテーブル行をいくつか削除したり、情報を列から列に移動したりする必要がある場合があります。 （通常、一部のラベルに2つのアドレス行があり、他のラベルに1つしかない場合は、これを行う必要があります。）

最後のステップは、テーブルの最初に行を追加し、各列に見出しを追加することです。これらは、Name、Address1、Address2などの一般的な見出しである必要があります。

テーブルがクリーンアップされ、ヘッダー行が追加されると、それを差し込み印刷のデータソースとして使用し、Word内でラベルを作成できます。

Wordでテキストラベルからデータテーブルに変換する方法の詳細については、次のオンラインリソースをご覧ください：

_WordTips_は、費用効果の高いMicrosoftWordトレーニングのソースです。

（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（1393）は、Microsoft Word 97、2000、2002、および2003に適用されます。