差し込み印刷データファイルの作成（Microsoft Word）

フォームレターなどのデータファイルの情報をマージするドキュメントを印刷する場合は、Wordがデータファイルの処理方法を認識できるようにデータファイルを作成する必要があります。このデータは、データベースプログラム、Excelスプレッドシートプログラム、または直接Wordに含めることができます。

単純な1回限りの差し込み印刷文書を作成している場合は、Word文書に入れたデータを使用する可能性が高くなります。

基本的に、Wordデータファイルには_headerrecord_と必要な数のデータレコードが必要です。ヘッダーレコードは、各レコードのフィールドに割り当てられるフィールド名を示します。このヘッダーレコードの名前は、マスタードキュメントで使用されているフィールド名に対応しています。ファイルの各データレコードの各フィールドは、ヘッダーフィールドの1つに対応している必要があります。たとえば、データファイルからの次の抜粋について考えてみます。

最初のレコードはフィールド名を示します。ヘッダーレコードです。他の4つのレコードはデータレコードです。また、3番目のデータレコードには、middleという名前のデータフィールドに対応するデータがリストされていないことに注意してください。これらのデータファイルを作成するときに、情報をWordテーブルに配置して、データの視覚化と操作を容易にすることができます。各レコードはテーブルの行を占有し、各フィールドは行のセルを占有します。

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（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（1369）は、Microsoft Word 97、2000、2002、および2003に適用されます。