定型句は、Word文書でのデータ入力とデータ標準化の両方を高速化するのに役立つ優れた方法です。ますます多くの定型句エントリを作成するにつれて、それらのエントリのリストを印刷する方法を探し回ることができます。このリストは、システムで使用可能なエントリの「リファレンスガイド」として使用できます。

Wordは、定型句をすばやく印刷する方法を提供します。[印刷]ダイアログボックスで、[印刷する内容]ドロップダウンリストから[定型句]を選択します。ただし、印刷されるリストはお好みに合わない場合があります。 （特定のニーズに合わせて、リストの形式を変えたい場合があります。）

必要なタイプのリストを作成する1つの方法は、リストの印刷方法を変更することです。 Windowsには、任意の印刷出力からプレーンテキストファイルを作成できる汎用の印刷ドライバが用意されています。システムにインストールされているプリンタドライバのリストを見ると、「汎用/テキストのみ」と呼ばれるものが表示される場合があります。そうでない場合は、このプリンタードライバーを追加する手順を実行してください。

（実行する手順は、使用しているWindowsのバージョンによって異なります。すべてのバージョンで、「汎用/テキストのみ」と呼ばれる汎用プリンタードライバーが利用可能である必要があります。）

定型句参照リストを作成する場合は、次の手順に従います。

。ファイルを選択|印刷して、[印刷]ダイアログボックスを表示します。

。ダイアログボックスの上部にある[名前]ドロップダウンリストを使用して、[汎用/テキストのみ]プリンターを選択します。 （ドキュメントの作成に使用するプリンタードライバーを変更しました。）

。 [ファイルに印刷]チェックボックスをオンにします。

。 [印刷するもの]ドロップダウンリストを使用して、[定型句]を選択します。 （図1を参照）

。 [OK]をクリックします。出力ファイルのファイル名を尋ねるダイアログボックスが表示されます。

。ダイアログボックスのコントロールを使用して、出力ファイルの場所を選択します。 「マイATエントリ」など、作成するものにわかりやすい名前を指定します。

。 [OK]をクリックすると、出力ファイルが作成されます。

出力ファイルは、指定した名前を使用して、指定した場所に保存されます。ファイル名拡張子はPRNです。このファイルは、Wordまたはその他のテキストエディタにロードできます。プレーンテキストです。その後、他のドキュメントと同じように、必要に応じてフォーマットできます。フォーマットに満足したら、ドキュメントを印刷して参照リストを作成できます。

WordでPRNファイルを開いたときに、ファイルに意味不明な言葉がたくさんある場合は、上記の手順の手順2に従わなかった可能性があることに注意してください。汎用/テキストのみのプリンタドライバのみがプレーンテキストファイルを作成します。別のプリンタードライバーを使用する場合、出力ファイルには、プリンターを制御するために必要なコードが含まれます。これは意味不明と見なされます。

もちろん、マクロを使用して参照リストを作成する方法はいくつかあります。以下は、開いているすべてのテンプレートをステップスルーし、それらすべてのテンプレートのすべての定型句で構成されるドキュメントを作成するマクロの例です。

Sub ListEntries()

Dim oTemplate As Word.Template     Dim oEntry As Word.AutoTextEntry     Dim strReport As String

For Each oTemplate In Application.Templates         strReport = strReport & oTemplate.FullName & vbCr         For Each oEntry In oTemplate.AutoTextEntries             With oEntry                 strReport = strReport & .Name & vbTab & .Value & vbCr             End With         Next         strReport = strReport & String$(3, vbCr)

Next     With Application.Documents.Add.StoryRanges(wdMainTextStory)

.Text = strReport     End With End Sub

このマクロは非常に単純です。新しいドキュメントに追加された情報のフォーマットなど、より複雑なタスクを実行するように拡張できます。

注：

このページ（または_WordTips_サイトの他のページ）で説明されているマクロの使用方法を知りたい場合は、役立つ情報を含む特別なページを用意しました。

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（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（5813）は、Microsoft Word 97、2000、2002、および2003に適用されます。