アンソニーは、ドキュメントを編集するときに抱えていた問題について書いています。彼は、元々別のテンプレートを使用して作成された古いドキュメントを編集しているときに、奇妙なフォントが表示されるのに定期的に問題があると報告しました。テキストやハードリターンを削除すると、彼が取り組んでいる文が別のフォント、通常はCourierフォントまたは小さいTimes NewRomanフォントに変更されることがあります。

このタイプの問題にはいくつかの原因が考えられ、問題が何であるかを絞り込むまで、どのソリューションを使用すればよいかわかりません。最も一般的な問題は、スタイルと明示的なフォーマットの関係の誤解によって引き起こされます。

ドキュメントのすべての段落には、スタイルが割り当てられています。このスタイルは、段落内の文字を表示するために使用されるフォントなど、その段落のデフォルトの特性を定義します。段落内に新しいテキストを貼り付けると、通常、基になるスタイルの書式が採用されます。そのフォーマットが気に入らない場合の解決策は、スタイルに関連付けられているフォントを変更することです。

特定の段落のスタイルに関連付けられているフォントを決定するには、段落を選択してCtrl +スペースバーを押すだけです。これにより、段落内の文字の明示的な書式設定がすべて削除され、基になる段落スタイルで定義されているデフォルトに戻ります。フォントを変えたい場合（したがって、テキストの切り取りと貼り付けの問題を最小限に抑えたい場合）、スタイルで使用されるフォントを変更します。ツールやメニューを使用してフォントを明示的に変更しないでください。

あるドキュメントから別のドキュメントにテキストをコピーすると、奇妙なフォントの問題も発生します。コピーする段落全体を選択すると、それらの段落に割り当てられているスタイルもコピーされます。それらの段落をターゲットドキュメントに貼り付けるときに、そのドキュメントにコピーする段落と同じ名前のスタイルが既にある場合、貼り付けられたテキストは古いドキュメントで使用されていた書式を保持しません。

代わりに、ターゲットドキュメント内のスタイルに割り当てられた書式を採用します。この変更により、貼り付けられたテキストが元のドキュメントとは異なって見える可能性があります。ただし、ターゲットドキュメントのスタイルが、コピーする段落で使用されているものと同じでない場合は、スタイルが段落とともに新しいドキュメントにコピーされます。

この問題を回避する1つの方法は、新しいドキュメントに直接貼り付けないことです。代わりに、[形式を選択して貼り付け]を使用して、書式なしテキストを貼り付けることを選択します。これにより、Wordは元のドキュメントの段落とともにコピーされたスタイルを無視し、代わりにターゲットドキュメントでのみスタイルを使用します。

注意すべきもう1つのことは、フォントの置換です。編集中のドキュメントが別のシステムで作成された場合、かなり前に、元のシステムに、システムにないフォントがインストールされている可能性があります。インストールしていないフォントを使用するドキュメントを開くと、Wordは不足しているフォントの代わりに使用可能なフォントを使用します。これにより、テキストが面白く見え、予想とは異なる流れになる可能性があります。解決策は、不足しているフォントをインストールするか、ドキュメントで使用されているスタイルを変更して、インストールしたフォントを使用するようにすることです。

最後に、アドバイスの一言です。多くの編集を行う場合は、印刷されない文字が表示されるようにWordを構成してください。ツール|を選択します[オプション]ダイアログボックスを表示するオプション。[表示]タブが選択されていることを確認します。

ダイアログボックスには、Wordのバージョンに応じて、非印刷文字または書式設定マークと呼ばれるセクションがあることに注意してください。このセクションには、6つの異なるチェックボックスがあります。必要に応じて、[すべて]チェックボックスをオンにすることができますが、少なくとも、[タブ文字]、[スペース]、[段落記号]、および[隠しテキスト]チェックボックスをオンにする必要があります。

[OK]をクリックすると、ドキュメントが奇妙に見えることに気付きます。以前はなかったマークがたくさんあります。通常は見えないこれらのマークを見るという最初の見当識障害を克服すると、編集とフォーマットの両方で非常に貴重であることがわかります。

編集するときは、編集に含まれている文字を正確に確認できるため、コピーして貼り付ける内容がより正確になります。また、余分なスペースや不要なタブ文字がどこにあるかを確認できるため、簡単に編集できます。

フォーマットするときは、フォーマットする文字を正確に選択することができます。これにより、精度が向上し、希望どおりの外観を得ることができます。さらに、書式設定に段落記号を含めたり除外したりする可能性が低くなります。 （場合によっては、段落記号を含めたり除外したりすると、書式設定や編集にさまざまな影響があります。）

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（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（3505）は、Microsoft Word 97、2000、2002、および2003に適用されます。