さまざまな人から定期的にドキュメントを受け取る場合、すべてが同じように見えるようにドキュメントをフォーマットする方法があるかどうか疑問に思うかもしれません。印刷されたページで何が「見栄え」するかについて、誰もが異なる考えを持っているドキュメントで作業するのはイライラする可能性があります。

ドキュメント内の情報のフォーマットを標準化するための実証済みの方法は、単にスタイルを使用することです。すべての書式設定のニーズをカバーする一連のスタイルを定義すると、それらをテンプレートに保存して、多数のドキュメントに簡単に適用できます。次に、次の手順に従ってテンプレートをドキュメントに添付します。

。 [ツール]メニューから[テンプレートとアドイン]オプションを選択します。 Wordは、[テンプレートとアドイン]ダイアログボックスを表示します。 （図1を参照）

。 [添付]ボタンを使用して、現在のドキュメントに添付するテンプレートを見つけて選択します。

。 [ドキュメントスタイルを自動的に更新する]チェックボックスがオンになっていることを確認します。

。 [OK]をクリックします。

これらのいくつかの簡単な手順は、テンプレートのフォーマットを開いているドキュメントに適用します。これは何を意味するのでしょうか？これは、現在のドキュメントでスタイルでフォーマットされたものの外観が更新され、テンプレートで同じ名前のスタイルが反映されることを意味します。たとえば、ドキュメントとテンプレートの両方に本文テキスト形式がある場合、テンプレートのスタイル定義はドキュメントのスタイル定義を上書きし、それによってドキュメントの外観を標準化します。

もちろん、これにはいくつかの大きな注意点があります。ドキュメントがスタイルを使用していない場合、またはドキュメント内の文字の書式設定が明示的に上書きされている場合（つまり、ユーザーがテキストを選択し、[フォント]ダイアログボックスまたはツールバーを使用してテキストを書式設定した場合）、テンプレートをドキュメントに添付すると、テキストに感知できるほどの影響はありません。それでも、ドキュメントに目を通し、新しく添付されたテンプレートから手動でスタイルを適用する必要があります。

新しいテンプレートを添付しても更新されないもう1つの点は、[ページ設定]ダイアログボックスに含まれる情報です。したがって、用紙サイズ、余白、ヘッダーとフッターの位置、向きなどは影響を受けません。これらは、ドキュメントごとに手動で更新するか、マクロを使用して全体として更新する必要があります。このようなマクロのフレームワークは次のとおりです。

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

これは単なるフレームワークであることを忘れないでください。マクロを使用するには、「ここでフォーマットを実行」コメントを、各ファイルに対して実行するフォーマットを実行する実際のコマンドに置き換える必要があります。必要に応じて、フォーマット手順を記録したマクロからこれらのコマンドをコピーできます。

マクロを実行すると、通常の[開く]ダイアログボックスが表示されます。ファイルを処理するフォルダを表示し、[開く]をクリックするだけです。各ファイルは順番に開かれ、（指定されたフォーマットコマンドを使用して）フォーマットされてから、再度保存されます。

ドキュメント間で「一括フォーマット」を実行しようとすると、予期しない方法でドキュメントが台無しになるリスクがあることを理解する必要があります。どうして？なぜなら、一般的な形式を適用するときに上書きされることによって不器用に台無しになるドキュメント間には、比較的小さいが重要な違いがあるかもしれないからです。自動フォーマットの量は、すべてが正しく表示されることを保証するためにドキュメントの各ページを手動で調べることを補うものではありません。

注：

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（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（1516）は、Microsoft Word 97、2000、2002、および2003に適用されます。