假设您有两个相邻的数据列。在第一列中，有一个名称列表，在第二列中，有一个状态列表。如果要找出每个州有多少人居住，可以使用Excel的小计功能。要使用此功能回答您的查询，请按照下列步骤操作：

。确保每列上都有列标题，例如“名称”和“状态”。 （小计功能需要存在列头。）

。按第二（状态）列中的值对列进行排序。

。确保在任一列中仍选中一个单元格。

。从数据菜单中选择小计。 Excel将显示“小计”对话框。 （请参见图1。）

。确保“每次更改时”下拉列表设置为“状态”。 （使用第二列的名称。）这指示Excel将在何处插入小计。

。使用功能下拉列表应设置为计数。

。使用“将小计添加到”框中的列表，选择应将小计添加到的列。

。确保选中“数据下方的摘要”复选框。

。单击确定。

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本技巧（2750）适用于Microsoft Excel 97、2000、2002和2003。可以在以下功能区中为Excel的功能区界面（Excel 2007及更高版本）找到本技巧的版本：

计算小计。