Word包含一个非常强大的邮件合并功能。为了利用此功能，您需要创建一个主文档。该文档是完成文档的“模板”或“样板”。

它包括Word创建最终文档所需的一切，包括Word从数据文件中提取的数据的占位符。

但是，直到您还指定了要与主文档关联的数据文件，邮件合并文档才算完整。

确切的执行方式取决于您使用的Word版本。

若要创建您的主邮件合并文档，并在使用Word 2002或Word 2003时将数据源附加到该文档，请按照下列步骤操作：

。如果要使用现有文档作为邮件合并的基础，请从磁盘加载该文档。

。从“工具”菜单中选择“信函与邮件”，然后从出现的子菜单中选择“邮件合并向导”。 Word在屏幕右侧显示“邮件合并”任务窗格。

。从任务窗格中提供的可用文档类型列表中，选择与要创建的文档类型最匹配的一种。在大多数情况下，您将选择Letter，但您也可以选择其他任何选项。

。在任务窗格的底部，单击“下一步：启动文档”。向导的下一步显示在任务窗格中。

。指定您要在开始文档进行邮件合并时要使用的内容。如果您打开了一个文档（例如步骤1中提到的文档），则应选择“使用当前文档”。如果它们更适合您的工作，则可以选择其他选项之一（从模板开始和从现有文档开始）。

。在任务窗格的底部，单击“下一步”：选择“收件人”。向导的下一步显示在任务窗格中。

。指定您希望合并数据来自何处。如果列表已存在于任何类型的磁盘文件中，请选择默认设置“使用现有列表”。您也可以选择“从Outlook联系人中选择”或“键入新列表”。

。在任务窗格的底部，单击“下一步：写信”。如果在上一步中选择了“使用现有列表”，则Word将显示“选择数据源”对话框。该对话框与标准的“打开”对话框非常相似。

。使用“选择数据源”对话框中的控件，找到要用于数据源的文件，然后单击“打开”。 Word将显示“邮件合并收件人”对话框。

。使用“邮件合并收件人”对话框可以更改要在合并中使用的记录，并可以修改记录的合并顺序。完成后，单击“确定”。任务窗格中的信息已更新，以反映您对数据源的选择。

。在任务窗格的底部，单击“下一步：写信”。 （是的，这与您在步骤8中单击的相同。转到图。）

如果您使用的是较旧版本的Word（Word 97或Word 2000），则步骤将大不相同：

。如果要使用现有文档作为邮件合并的基础，请从磁盘加载该文档。

。从工具菜单中选择邮件合并选项。 Word将显示“邮件合并帮助器”对话框。

。在步骤1，主文档中单击创建按钮。 Word显示可以创建的文档类型的菜单。

。使用下拉菜单，选择所需的文档类型。在大多数情况下，您将选择套用信函，但您也可以选择其他任何其他选项（邮件标签，信封或目录）。

。如果您有一个打开的文档（如第1步中提到的文档），Word会询问您是否要使用该文档或是否要创建一个新的主文档。单击适合您正在执行的按钮。 Word更新邮件合并帮助器对话框以反映您的选择。

。在“邮件合并帮助器”对话框上，单击“步骤2，数据源”中的“获取数据”按钮。 Word将显示可用于数据的源菜单。

。如果您有现有的数据源，例如Word文档或数据库或电子表格文件，则应在“打开数据源”上单击鼠标。否则，请选择其他选项之一以反映您想要如何获取数据。

。如果在步骤7中选择了“打开数据源”，则会看到“打开数据源”对话框。使用对话框中的控件找到要用于数据源的文件。完成此操作后，单击“打开”。

。 Word会通知您，您需要编辑主文档，因为它无法在其中找到任何合并字段。单击编辑主文档按钮。

此时，您可以修改或键入主文档了。您将在文档中包括合并字段，这些合并字段指示您希望数据文件中的数据出现在何处。

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（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（84）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。您可以在Word（Word 2007）的功能区界面中找到此技巧的版本。和更高版本）在这里：

开始邮件合并。