创建同一文档的两个版本（Microsoft Word）

Barry是一位老师，喜欢使用Word为他的课堂创建讲义。他还使用Word来创建详细的笔记供他学习。

详细的注释文档是讲义的超集。 Barry正在寻找将讲义文档“嫁接到”详细注释文档的最佳方法，这样，如果他对讲义进行了更改，它也将反映在他的注释中。他尝试仅使用一个文档来处理所有内容，并将详细的注释格式化为隐藏文本，但这并不总是有效。 （例如，如果编号列表隐藏了讲义中的一些，则该讲义中将缺少数字。）他的详细注释被散布在讲义文本中，因此他不能简单地拥有主/子文档。

实际上，您曾经考虑过两种好的方法，但还有其他方法。隐藏文本方法仍然可能；唯一的区别在于您准备文档中文本的方式。例如，您可以将注释放在自己的段落中，而不是将注释放在自己的段落中（这将使它们在编号列表中有自己的编号），而可以通过在注释的学生部分末尾按Shift + Enter来使注释成为上一段的一部分文本。这样，您的便笺将不会获得其自己的编号，您仍然可以隐藏它以便控制打印。

另一个选择是放弃隐藏的文本，然后将您的笔记放入注释中。 Word允许您以与隐藏文本几乎相同的方式关闭注释的显示和打印。

与评论密切相关的是使用通过“跟踪更改”启用的所有标记工具。当您准备好放入自己的笔记时，可以在文档中激活“跟踪更改”。然后，它们在文档中显示为“添加的”文本。 Word允许您在显示或不显示标记的情况下打印文档，因此可以在有或没有添加文本（注释）的情况下进行打印。

跟踪更改方法还有另一个优点。如果您在笔记中添加了一些内容，以后又决定要在学生讲义中显示，则您需要做的就是选择该内容，然后“接受”所选内容的修订。然后它将成为原始文档的一部分，并将被打印在讲义上。

尽管您注意到使用主文档和子文档不能很好地满足您的需求，但是有一种并行的方法可能适用，可以使用INCLUDETEXT字段。您的笔记可能在许多小文档中（如果需要，可以将它们称为子文档），然后将INCLUDETEXT字段放在学生讲义中以指示这些插入位置。如果需要，您甚至可以将注释放在单个文档中，对各个块添加书签，然后将多个INCLUDETEXT字段与书签参数一起使用以引用注释文件中的块。在学生讲义中，您可以将字段格式化为隐藏文本，然后在显示或不显示隐藏文本的情况下进行打印，以获得所需的打印输出。

您可能还希望使用其他程序来扩充Word。在Word 2010中，您可以使用OneNote组装笔记并将其链接到学生讲义。 Microsoft在本教程中对此过程进行了最好的描述：

最后，您可以完全放弃Word，而使用另一种更适合您想要执行的程序。例如，您可以使用PowerPoint实际创建讲义和注释。虽然我们最常将PowerPoint视为制作高架幻灯片的一种方式，但幻灯片也可以很容易地格式化为一张纸。您的学生讲义将在演示文稿的“幻灯片”部分进行，然后您可以根据需要向每张幻灯片添加注释。当需要打印时，您可以选择仅打印幻灯片（针对学生）或幻灯片和注释（针对您）。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（12433）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。您可以在Word（Word 2007）的功能区界面中找到此技巧的版本。和更高版本）在这里：

创建同一文档的两个版本。