创建同一文档的两个版本（Microsoft Word）

Barry是一位老师，喜欢使用Word为他的课堂创建讲义。他还使用Word来创建详细的笔记供他学习。

详细的注释文档是讲义的超集。 Barry正在寻找将讲义文档“嫁接到”详细注释文档的最佳方法，这样，如果他对讲义进行了更改，它也将反映在他的注释中。他尝试仅使用一个文档来处理所有内容，并将详细的注释格式化为隐藏文本，但这并不总是有效。 （例如，如果编号列表隐藏了讲义中的一些，则会在讲义中丢失数字。）他的详细注释被散布在讲义文本中，因此他不能简单地拥有主/子文档。

实际上，您曾经考虑过两种好的方法，但还有其他方法。隐藏文本方法仍然可能；唯一的区别在于您准备文档中文本的方式。例如，您可以将注释放在自己的段落中，而不是将注释放在自己的段落中（这将使它们在编号列表中拥有自己的编号），而可以通过在学生部分的末尾按Shift + Enter，使注释成为上一段的一部分文本。这样，您的便笺将不会得到自己的号码，您仍然可以隐藏它，以便控制打印。

另一个选择是放弃隐藏的文本，然后将您的笔记放入注释中。 Word允许您以与隐藏文本几乎相同的方式关闭注释的显示和打印。

与评论密切相关的是使用通过“跟踪更改”启用的所有标记工具。准备在您自己的笔记中时，可以在文档中激活“跟踪更改”。然后，它们在文档中显示为“添加的”文本。 Word允许您在有或没有可见标记的情况下打印文档，因此可以在有或没有添加文本（注释）的情况下进行打印。

跟踪更改方法还有另一个优点。如果您在笔记中添加了一些内容，以后又决定要在学生讲义中显示，则您需要做的就是选择该内容，然后“接受”所选内容的修订。然后它将成为原始文档的一部分，并将被打印在讲义上。

尽管您注意到使用主文档和子文档不能很好地满足您的需求，但是有一种并行的方法可能适用，可以使用INCLUDETEXT字段代替。您的笔记可能位于许多小文档中（如果需要，可以将其称为子文档），然后将INCLUDETEXT字段放入学生讲义中以指示这些插入位置。如果需要，您甚至可以将便笺放置在单个文档中，为各个大块添加书签，然后使用带有书签参数的多个INCLUDETEXT字段来引用便笺文件中的大块。在学生讲义中，您可以将字段格式化为隐藏文本，然后在显示或不显示隐藏文本的情况下进行打印以获得所需的打印输出。

您可能还希望使用其他程序来扩充Word。在Word 2010或更高版本中，您可以使用OneNote组装笔记并将其链接到学生讲义。 Microsoft在本教程中对此过程进行了最好的描述：

最后，您可以完全放弃Word，而使用一个可能更适合您想要执行的操作的程序。例如，您可以使用PowerPoint实际创建讲义和注释。尽管我们最经常将PowerPoint视为制作高架幻灯片的一种方法，但可以很容易地将幻灯片格式化为一张纸。您的学生讲义将在演示文稿的“幻灯片”部分进行，然后您可以根据需要向每张幻灯片添加注释。当需要打印时，您可以选择仅打印幻灯片（针对学生）或幻灯片和注释（针对您）。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（12434）适用于Microsoft Word 2007、2010、2013、2016、2019和Office 365中的Word。 Word的旧菜单界面在这里：

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