在邮件合并（Microsoft Word）中对记录进行分组

Erin希望使用Excel工作表中的源数据进行邮件合并，其中给定的个人可能具有多行数据。她指出，如果使用SQL，则可以使用“ GROUP BY”来确保将给定个人的所有记录组合在一起。她想对记录进行“分组”，以便可以将给定个人的所有记录放入单个合并文档中。

使用Word的邮件合并功能很难做到这一点，只有一个例外：如果您正在执行目录类型的合并，则可以这样做。如果您正在执行这种类型的合并，则可以在此Microsoft Office支持文章中找到有关如何对记录进行分组的完整信息：

如果您要进行任何其他类型的合并（例如合并到字母或标签），那么您将很不走运。合并功能通常会从源文档获取信息。这意味着最好在合并之前检查源并在工作簿中进行任何排序，压缩和选择。您可以使用多种方法来处理数据，包括删除重复记录或使用宏将重复记录压缩为单个记录。 （有关这些方法的全部信息，请参见_ExcelTips_网站：http：//excelribbon.tips.net。）

另一个选择是放弃Excel并将数据放在真实的数据库程序中，例如Access。在那里，您可以执行许多类型的处理（就像使用SQL数据库一样），以便创建可以用作Word邮件合并的源数据的信息（查询）视图。这将使您可以轻松使用所需的GROUP BY功能。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（13158）适用于Microsoft Word 2007、2010、2013、2016、2019和Office 365中的Word。 Word的旧菜单界面在这里：

对邮件合并中的记录进行分组。