亚历山大问是否有一种简单的方法可以在Word中对单列地址进行排序,例如:

Jane R. Doe 1234 Anytown Road Mapleton, AZ  85229
Fred Davis 5678 Main Street Yorba Linda, CA  94123

答案取决于您对“简单”的定义。最通用的长期解决方案是将地址传输到某种数据库程序,甚至传输到Excel。您可以在这些程序中组织和整理您的内容,然后将结果简单地合并回Word中。

如果您打算将地址保留在Word中,那么只要满足一些条件,就可以轻松对它们进行排序。首先,每个地址“块”(由于缺乏更好的用语)必须是单个段落。

这意味着在地址块的每行末尾(最后一行除外)必须有一个手动换行符(Shift + Enter)。其次,第一行中唯一可以存在任何常规空格的地方就是姓氏的开头。对于所有其他空格(例如,名字和中间名首字母之间或标题和名字之间),您应该使用不间断空格。

在数据处于适当状态的情况下,您现在可以按照以下步骤对地址进行排序:

。选择所有要排序的地址。

。显示功能区的“主页”选项卡。

。单击“段落”组中的“排序”工具。 Word将显示“排序文本”对话框。 (请参见图1。)

。单击选项按钮。 Word将显示“排序选项”对话框。 (请参见图2。)

。确保已选择其他,并且其他右边的小框包含一个空格。

。单击确定。

。使用“排序依据”下拉列表,选择“ Word 2”选项。 (Word将直到第一行第一行的所有内容都视为第一个单词,然后将其后的所有内容视为第二个单词。由于每个块的第一行中的唯一空格仅在姓氏之前,所以这意味着您正在指示Word按姓氏排序。)

。单击确定。

现在,您的地址已正确排序。

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(Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。)本技巧(10360)适用于Microsoft Word 2007、2010、2013和2016。您可以在此处找到适用于Word较旧菜单界面的本技巧的版本: