Tout en travaillant sur des rapports, vous souhaitez que les utilisateurs saisissent des informations spécifiques sur leurs informations personnelles à saisir dans la feuille de calcul Excel. Pour empêcher les utilisateurs de saisir un SSN supérieur ou inférieur à 9 chiffres, nous utiliserons la fonction intégrée de validation des données d’Excel.

Prenons un exemple:

  • Le SSN ne peut pas comporter plus de 9 chiffres pour empêcher l’utilisateur de saisir son SSN et l’empêcher de saisir des chiffres inférieurs ou supérieurs à 9.

  • Dans la colonne A, nous avons des noms et dans la colonne B nous voulons que les gens entrent leur SSN

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  • Lors de la saisie du SSN, nous voulons que l’utilisateur entre 9 chiffres car le SSN nécessite exactement 9 chiffres (pas plus ou moins de).

  • Sélectionnez les cellules dans lesquelles la validation des données doit être appliquée lors de la saisie du SSN.

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Cliquez sur * Ruban de données

Dans le groupe Outils de données, cliquez sur * Validation des données

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La boîte de dialogue Validation des données * apparaîtra

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Dans l’onglet Paramètres, sélectionnez Personnalisé dans Critères de validation et entrez la formule comme = LEN (B2) = 9 * dans la zone Formule

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  • La formule mentionnée ci-dessus empêchera les utilisateurs d’entrer des chiffres inférieurs ou supérieurs à 9 chiffres.

Cliquez sur OK Si nous saisissons exactement 9 chiffres dans la colonne B, la cellule acceptera les nombres

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  • Bien que si nous saisissons délibérément plus de 9 chiffres, Excel ne permettra pas d’entrer et un message d’erreur apparaîtra pour signaler le problème.

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  • Si nous entrons moins de 9 chiffres, Excel ne nous autorisera pas non plus à entrer et un message d’erreur apparaîtra.

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À l’aide de la fonction intégrée de validation des données d’Excel, nous pouvons préparer des rapports personnalisés pour que l’utilisateur saisisse les informations spécifiques utiles pour la création de rapports.