Les polices que vous utilisez dans un document déterminent exactement comment ce document apparaît lorsqu’il est affiché ou imprimé. Si vous partagez vos documents avec d’autres personnes, vous voudrez vous assurer qu’ils ont les mêmes polices que vous avez utilisées dans le document. S’ils ne le font pas, ils ne pourront peut-être pas lire les informations que vous envoyez.

Pourquoi est-ce? Si vous utilisez une police particulière dans un document, puis envoyez ce document à une autre personne qui ne possède pas cette police sur son système, Word essaie de déterminer quelle police il peut utiliser en remplacement de la police que vous avez utilisée. Dans certains cas, les résultats sont un désordre illisible avec des symboles remplacés par des caractères et vice-versa. Même si la police substituée aboutit à un document lisible, votre mise en forme précise peut ne plus s’appliquer puisque Word utilise les largeurs de caractères et le dimensionnement de la police substituée, pas l’original. Ainsi, le texte se déroulera différemment sur le système cible et les lignes ou les pages ne se briseront pas au même endroit que prévu à l’origine.

Word fournit une solution potentielle à ce désordre: vous pouvez incorporer des polices dans un document. Word vous permet d’incorporer des polices dans votre document, avec quelques mises en garde. Tout d’abord, les polices doivent être des polices TrueType, et deuxièmement, elles doivent être disponibles pour l’incorporation. Déterminer si une police est TrueType est assez simple: vous pouvez consulter le dossier Police de Windows pour le comprendre, ou vous pouvez simplement rechercher le témoin TT à côté du nom de la police dans la liste déroulante Police de Word.

Déterminer si une police est intégrable est un autre problème. Lorsqu’une police est créée, par le concepteur, elle peut être définie sur l’un des quatre niveaux de compatibilité d’incorporation:

Entièrement intégrable. * Ceux-ci seront incorporés dans le document et s’installeront sur le système cible s’ils n’y existent pas déjà.

Incorporation modifiable. * Le document est modifiable dans la police intégrée, mais ne sera pas installé de manière permanente sur le système cible.

Imprimer et prévisualiser uniquement. * Le document s’imprimera avec la police correcte sur le système cible, mais il ne sera pas modifiable et la police ne sera pas installée.

Non intégrable. * La police reste sur le système d’origine et ne peut pas être incorporée dans un document.

Word respecte les souhaits du concepteur de polices, selon les paramètres possibles affichés ici. Si un concepteur marque une police comme « non intégrable », vous ne pouvez pas l’incorporer dans un document. Plus précisément, vous pouvez demander à Word d’incorporer des polices TrueType, mais Word ignore vos instructions en ce qui concerne la police marquée comme non intégrable.

Alors, comment savoir si une police est intégrable? Si vous utilisez Windows 7 ou Windows 8, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le fichier de polices, choisir Propriétés, puis afficher l’onglet Détails de la boîte de dialogue. Vous devriez être en mesure de trouver sur cet onglet un champ d’incorporation qui montre comment (et si) la police peut être incorporée.

Si vous utilisez Windows XP, il n’y a aucun moyen d’afficher les informations sans un outil spécial qui lira la police, examinera les instructions du concepteur à cet égard, puis vous en informera. Un tel outil est disponible gratuitement auprès de Microsoft; vous pouvez le télécharger à l’adresse suivante:

http://www.microsoft.com/typography/TrueTypeProperty21.mspx

L’outil met à jour Windows afin qu’il affiche plus d’informations lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un fichier de police et choisissez Propriétés. L’un des onglets affichés dans la boîte de dialogue résultante contient des informations sur la façon dont une police peut être incorporée dans un document Word.

Si une police n’est pas intégrable, alors vous êtes confronté à une décision: utiliser ou non la police. Si vous l’utilisez, le document ne s’affichera correctement que sur les systèmes où la police est réellement installée. Si vous ne l’utilisez pas, vous devrez trouver une police différente qui répond à vos besoins de conception et de partage.

Une fois que vous savez qu’une police peut être incorporée dans un document, vous devez demander à Word de procéder à l’incorporation réelle. Pour ce faire, procédez comme suit:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 et Word 2013, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. À gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Enregistrer. (Voir la figure 1.)

  3. Assurez-vous que la case à cocher Incorporer les polices dans le fichier est activée.

  4. Si vous comptez utiliser un petit nombre de caractères dans une police particulière, cochez la case Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document. Cliquez sur OK.

  5. Travaillez normalement avec vos documents.

Vous devez savoir que lorsque vous incorporez une police, la taille de votre document peut être considérablement augmentée. Si vous ne cochez pas la case à l’étape 4, Word incorpore la police entière. Dans les deux cas (police complète ou caractères uniquement), la taille de votre document est augmentée par la taille de la police incorporée, plus une surcharge requise par Word.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (6073) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010 et 2013.

Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Embedding_Fonts_in_a_Document [Incorporation de polices dans un document].