特定の参照が一貫していることを確認する必要があるドキュメントをまとめる場合がよくあります。たとえば、機械の特定の公差を参照する必要がある場合があり、参照はドキュメント全体で正確かつ正確であることが不可欠です。

Wordを使用してこの状況を処理する方法はいくつかあります。 1つは差し込み印刷機能を使用する方法、もう1つはブックマークを使用する方法、3つ目は検索と置換を使用する方法、4つ目は定型句を使用する方法、5つ目はドキュメントのプロパティを使用する方法です。ドキュメントに、印刷するたびに更新する必要のある参照が2つしかない場合は、ドキュメントを差し込み印刷ドキュメントとして設定し、差し込みコードを使用して適切な値を挿入できます。このようにして、完成したドキュメント全体の参照が正確になるように、マージデータファイルの情報を変更するだけで済みます。

2番目の方法は、ブックマークを使用することです。この方法では、次の手順を実行します。

。参照の最初のインスタンスで、値またはテキストをブックマークとして定義します。 （ブックマークの定義については、以前の_WordTips_で詳しく説明しました。）

。同じ値またはテキストが必要な次のポイントで、Ctrl + F9を押してフィールドを挿入します。

。フィールド内にREF_ [bookmark] と入力します。ここで、 [bookmark] _は、手順1で定義したブックマークの名前です。

。値またはテキストが出現するたびに、手順2と3を繰り返します。

今説明したブックマーク方法を使用する場合は、印刷する前に必ずフィールドを更新する必要があります。使用できる3番目の方法は、一貫性を持たせたい値またはテキストのある種の省略表記を考案することです。たとえば、n45を45,000の省略形として考案する場合があります。次に、ドキュメントが完成したら、n45のすべてのインスタンスを検索して、45,000に置き換えることができます。

4番目の方法では、定型句を使用します。値またはテキストを最初に使用するときに、それを定型句エントリに割り当てます。 （定型句のエントリについては、前号の_WordTips_で説明しました。）たとえば、定型句の名前n45に45,000を割り当てることができます。次に、n45と入力するたびに、F3キーを押すと、名前が完全な番号に展開されます。柔軟性を高めるために、F3メソッドをバイパスして、次の手順を実行できます。

。参照の最初のインスタンスで、通常どおりに定型句の値を定義します。

。同じ値またはテキストが必要な次のポイントで、Ctrl + F9を押してフィールドを挿入します。

。フィールド内にAUTOTEXT_ [name] と入力します。ここで、 [name] _は、手順1で定義した定型句の名前です。

。値またはテキストが出現するたびに、手順2と3を繰り返します。

この一連の手順は、ブックマーク方法と非常によく似ていることに気付くかもしれません。このように定型句を使用する利点は、簡単に更新できることです。定型句のエントリを変更し、フィールドを更新するだけで、すべてのインスタンスがドキュメント全体で自動的に変更されます。 F3アプローチを使用する場合、定型句を自動的に更新することはできません。

5番目（および最後）のメソッドでは、ドキュメントのプロパティを使用します。ほとんどのWordユーザーは、Wordがドキュメントの一連のプロパティを維持していることを知っています。これらのプロパティには、ドキュメントのサイズ、最後に更新された時刻などが含まれます。ドキュメントの変数のように機能するカスタムプロパティを定義することもできます。カスタムプロパティを定義するには、次の手順に従います。

。 [ファイル]メニューから[プロパティ]オプションを選択します。これにより、[プロパティ]ダイアログボックスが表示されます。

。 [カスタム]タブをクリックします。 （図1を参照）

。 [名前]フィールドで、このプロパティに関連付ける名前を指定します。これは、後でドキュメント内のプロパティを参照するために使用する名前です。

。 [タイプ]フィールドで、作成するプロパティのタイプを選択します。

。 [値]フィールドで、プロパティの値を指定します。

。 [追加]ボタンをクリックします。ダイアログボックスのプロパティのリストに新しいプロパティが表示されます。

。 [OK]をクリックして、[プロパティ]ダイアログボックスを閉じます。

これで、ドキュメント内で新しいドキュメントプロパティを使用する準備が整いました。

これは、同じ目的でブックマークや定型句を使用するのとほぼ同じ方法で行います。

。参照を表示する位置にカーソルを置きます。

。 Ctrl + F9を押してフィールドを挿入します。

。フィールド内に「DOCPROPERTY_ [name] 」と入力します。ここで、 [name] _は、以前に定義したドキュメントプロパティの名前です。

。値またはテキストが出現するたびに、手順1〜3を繰り返します。

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（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（15）は、Microsoft Word 97、2000、2002、および2003に適用されます。