Erinは、特定の個人が複数行のデータを持つことができるExcelワークシートにあるソースデータを使用して差し込み印刷を実行したいと考えています。彼女は、SQLを使用している場合は、「GROUP BY」を使用して、特定の個人のすべてのレコードがグループ化されていることを確認できると述べています。彼女は、特定の個人のすべてのレコードを1つのマージドキュメントにまとめられるように、レコードを「グループ化」したいと考えています。

これは、Wordの差し込み印刷機能で簡単に実行できるものではありませんが、例外が1つあります。ディレクトリタイプの差し込み印刷を実行している場合に実行できます。このタイプのマージを実行している場合は、次のMicrosoftOfficeサポートの記事でレコードをグループ化する方法の詳細を確認できます。

https://support.office.com/en-us/article/use-mail-merge-for-bulk-email-letters-labels-and-envelopes-f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

他のタイプのマージ（文字やラベルへのマージなど）を実行している場合は、ほとんど運が悪いことになります。マージ機能は通常、ソースドキュメントから供給される情報を取得します。つまり、マージを実行する前に、ソースを調べて、ブック内で並べ替え、圧縮、および選択を行うのが最適な場合があります。重複レコードを削除したり、マクロを使用して重複レコードを1つのレコードに凝縮したりするなど、データを操作する方法は多数あります。 （これらのメソッドのいくつかに関する完全な情報は、_ExcelTips_サイトにあります：http：//excelribbon.tips.net。）

もう1つのオプションは、Excelを使用せずに、Accessなどの実際のデータベースプログラムにデータを配置することです。そこでは、SQLデータベースの場合と同じように、Wordの差し込み印刷のソースデータとして使用できる情報（クエリ）のビューを作成するために、さまざまな種類の処理を実行できます。これにより、探しているGROUPBY機能を簡単に使用できるようになります。

_WordTips_は、費用効果の高いMicrosoftWordトレーニングのソースです。

（Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。）このヒント（13158）は、Microsoft Word 2007、2010、2013、2016、2019、およびOffice 365のWordに適用されます。このヒントのバージョンは、ここにWordの古いメニューインターフェイス：

link差し込み印刷でのレコードのグループ化。