Hal hat ein sehr großes Dokument, mit dem er regelmäßig arbeitet. Das Dokument ist nur Text ohne Bilder und enthält ungefähr 2.700 Seiten. Die Dateigröße des Dokuments ist mit 2 MB nicht besonders groß. Das Öffnen und Bearbeiten des Dokuments kann jedoch äußerst langsam sein. Das Bearbeiten eines Satzes oder das Anwenden eines Stils kann beispielsweise Minuten dauern. Hal fragt sich, wie er die Arbeit mit diesem langen Dokument beschleunigen kann.

Tatsächlich können Sie eine Reihe von Dingen ausführen, die möglicherweise dazu beitragen, schneller mit dem Dokument zu arbeiten. Schauen wir uns nacheinander die einzelnen an.

Wie Ihr Dokument gespeichert wird

Lassen Sie uns zunächst über Ihr Dokument sprechen. Wie alt ist es? Wenn Sie eine Weile damit gearbeitet haben (und mit „eine Weile“ meine ich Jahre), würde ich Folgendes versuchen und nach jeder Aufgabe prüfen, ob es hilft.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Dokument auf einer lokalen Festplatte speichern, nicht auf einem Netzwerklaufwerk oder einem Cloud-Laufwerk wie OneDrive oder DropBox.

  • Verwenden Sie Speichern unter, um das Dokument unter einem neuen Namen zu speichern.

  • Wenn das Dokument ein altes DOC-Format hat, speichern Sie es im aktuellen DOCX-Format.

  • Wenn das Dokument im aktuellen DOCX-Format vorliegt, speichern Sie es im älteren DOC-Format, verlassen Sie Word, kehren Sie zu Word zurück, laden Sie die DOC-Datei und speichern Sie es unter einem neuen Namen im aktuellen DOCX-Format.

  • Speichern Sie das Dokument im RTF-Format, verlassen Sie Word, kehren Sie zu Word zurück, laden Sie die RTF-Datei und speichern Sie sie unter einem neuen Namen im aktuellen DOCX-Format.

Der Grund dafür, dass das Speichern des Dokuments in verschiedenen Versionen funktioniert, besteht darin, dass Word Zeiger und Verweise intern „überprüft“, um sicherzustellen, dass sie korrekt und so optimal wie möglich sind.

Dadurch kann Word schneller mit dem Dokument arbeiten.

Was Ihr Dokument enthält

Jetzt möchten Sie vielleicht sehen, was in Ihrem Dokument enthalten ist. Sie haben erwähnt, dass es sich um „nur Text“ handelt und keine Bilder enthält. Möglicherweise möchten Sie jedoch Folgendes überprüfen. (Da Sie sagten, Sie hätten keine Bilder, werde ich keine diesbezüglichen Vorschläge einschließen.)

  • Enthält das Dokument viele Textfelder? (Textfelder sind Grafiken sehr ähnlich. Obwohl Sie möglicherweise keine Bilder mit vielen Textfeldern haben, ähnelt die Leistung von Word der Leistung vieler Bilder.)

  • Haben Sie Änderungen für eine Weile verwendet, wobei viele Änderungen auf dem Bildschirm vermerkt wurden? (Dies kann die Geschwindigkeit erheblich verlangsamen. Das Deaktivieren von Änderungen ändern hilft nicht. Sie sollten die Änderungen so weit wie möglich beheben.)

  • Enthält das Dokument Links zu externen Quellen, insbesondere im Web oder auf Netzwerklaufwerken? Diese können die Bearbeitung enorm verlangsamen.

(Informationen zum Deaktivieren der Aktualisierung externer Links beim Öffnen eines Dokuments finden Sie unter https://wordribbon.tips.net/T000978

)

  • Enthält das Dokument viele Fuß- oder Endnoten? Diese stellen Word vor komplexere Herausforderungen beim Seitenlayout, insbesondere wenn Sie Fußnoten verwenden und diese einzeln recht lang sind.

  • Hat Ihr Dokument viele Zeilenumbrüche und insbesondere Abschnittswechsel? Diese können die Paginierung erheblich beeinflussen und Word dazu zwingen, häufiger als sonst zu paginieren.

  • Enthält Ihr Dokument viele Tabellen? Es wurde berichtet, dass eine große Anzahl von Tabellen das Programm träge macht. (Was „eine große Anzahl von Tabellen“ ausmacht, kann in Abhängigkeit von anderen Variablen stark variieren.)

Als Faustregel gilt hier, dass es viele Dinge gibt, die Menschen als „nur Text“ betrachten, aber nicht wirklich. Sie können überprüfen, was „nur Text“ ist, indem Sie ein neues Dokument öffnen, alles aus dem alten Dokument auswählen und im neuen Dokument „Inhalte einfügen“ verwenden, um nur als Text einzufügen. Dadurch können viele der „Extras“ entfernt werden, mit denen Word im alten Dokument möglicherweise arbeitet. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass auch alle Formatierungen im eingefügten Text entfernt werden, sodass dies eine große Aufgabe darstellen kann, um die Formatierung wieder richtig zu machen.

Mögliche Dokumentenbeschädigung

Möglicherweise ist Ihr Dokument beschädigt oder weist die ersten Anzeichen einer Beschädigung auf. Sie können eingrenzen, ob dies der Fall ist oder nicht, indem Sie feststellen, ob das Problem bei einem einzelnen Dokument oder bei mehreren Dokumenten liegt. (Wenn es sich um mehrere Dokumente handelt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Problem nicht die Beschädigung von Dokumenten ist.)

Es sollte auch beachtet werden, dass die verschiedenen im ersten Abschnitt dieses Tipps beschriebenen „Speicherszenarien“ mögliche Beschädigungen im Dokument überwinden können. Wenn Sie der Meinung sind, dass möglicherweise immer noch ein Problem vorliegt, lesen Sie weiter, um das Problem zu beheben.

Die Standardmethode zur Überwindung von Dokumentbeschädigungen besteht darin, den Inhalt der Datei (abzüglich des letzten Zeichens in der Datei) in ein anderes Dokument zu kopieren. Dies funktioniert möglicherweise gut mit kürzeren Dokumenten, ist jedoch bei sehr langen Dokumenten nicht besonders praktisch. Kopieren Sie stattdessen „Chunks“

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Dokument zu erstellen:

  1. Öffnen Sie das beschädigte Dokument.

  2. Erstellen Sie ein brandneues Dokument.

  3. Wechseln Sie zum beschädigten Dokument.

  4. Drücken Sie Strg + Home, um zum Anfang des Dokuments zu gelangen.

  5. Wählen Sie einen „Teil“ des Dokuments aus – vielleicht 100 Seiten oder so.

  6. Drücken Sie Strg + C. Dadurch wird der ausgewählte Teil des Dokuments in die Zwischenablage kopiert.

  7. Wechseln Sie zum neuen Dokument (das in Schritt 2 erstellte).

  8. Drücken Sie Strg + V. Der Inhalt der Zwischenablage wird in das leere Dokument eingefügt.

  9. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8 mit aufeinanderfolgenden „Blöcken“ des Dokuments.

Erst wenn Sie gerade bereit sind, den letzten Teil des Dokuments zu kopieren, sollten Sie mit Schritt 10 fortfahren.

  1. Positionieren Sie die Einfügemarke direkt vor dem letzten Teil des beschädigten Dokuments.

  2. Drücken Sie Umschalt + Strg + Ende. Dadurch wird alles zwischen der aktuellen Einfügemarke und dem Ende des Dokuments ausgewählt.

  3. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie die linke Pfeiltaste drücken. Dadurch wird sichergestellt, dass das allerletzte Zeichen im Dokument (die Endabsatzmarke) nicht ausgewählt ist.

  4. Drücken Sie Strg + C. Dadurch wird der letzte Teil des Dokuments in die Zwischenablage kopiert.

  5. Wechseln Sie zum neuen Dokument (das in Schritt 2 erstellte).

  6. Drücken Sie Strg + V. Der Inhalt der Zwischenablage wird in das leere Dokument eingefügt.

  7. Speichern Sie das neue Dokument.

  8. Schließen Sie das Dokument, von dem Sie vermuten, dass es beschädigt ist.

Arbeiten Sie eine Weile mit dem neuen Dokument, um festzustellen, ob die Probleme behoben sind. (Wenn die Probleme mit der Beschädigung von Dokumenten zusammenhängen, sollten Sie auf jeden Fall eine Verbesserung der Reaktionsfähigkeit und weniger Flakiness im Verhalten von Word feststellen.)

Ändern Sie die Word-Konfiguration

Sie können diese Aufgaben auch in Bezug auf die Konfiguration von Word ausprobieren. (Nach jedem dieser Vorschläge habe ich versucht, einen Link zu einem WordTip aufzunehmen, der zusätzliche Informationen zum Vorschlag enthält.)

Obwohl es sich nicht speziell um eine Konfigurationsänderung handelt, möchten Sie möglicherweise auch überprüfen, ob Add-Ins oder Hintergrundprogramme ausgeführt werden.

Dies kann Virenprüfer einschließen. Schalten Sie sie aus und prüfen Sie, ob die Dokumentbearbeitung schneller erfolgt.

Die allgemeine Regel lautet, dass Sie alle Konfigurationsoptionen deaktivieren möchten, die eine zusätzliche Verarbeitung oder eine Hintergrundverarbeitung erfordern. Während diese optionalen Elemente Ihnen das Leben mit kürzeren Dokumenten erleichtern können, können sie die Arbeit mit sehr langen Dokumenten verlangsamen.

Letzte zu überprüfende Dinge

Wenn keines dieser Dinge funktioniert, sollten Sie einige Dinge in Bezug auf Ihr System überprüfen. Erstens gibt es viele Dinge, die Sie in Windows selbst optimieren können, um sicherzustellen, dass es mit maximaler Leistung funktioniert.

Ehrlich gesagt, Sie sollten Windows nicht stupsen und anstupsen müssen, wenn Sie nur Probleme mit dem einen Dokument haben, aber es tut nicht weh, sicherzustellen, dass die Dinge in gutem Zustand sind. Hier ist ein Microsoft-Artikel über Trägheit in Word, der viel Zeit damit verbringt, sich auf Windows-Probleme zu konzentrieren:

http://support.microsoft.com/kb/918793

Vielleicht möchten Sie sich auch Ihre Hardware ansehen. Wie alt ist dein Computer?

Hat es genügend RAM? Ist Ihre Festplatte fast voll? Ist Ihre Festplatte eine der neueren SSD-Laufwerke?

Wenn Ihre Hardware nicht funktioniert und Sie es sich nicht leisten können, sie zu aktualisieren, sollten Sie Ihr Dokument in mehrere kleinere Dokumente aufteilen – möglicherweise 4 oder 5 Dokumente mit ungefähr gleicher Länge. Sie können dann mit jedem Dokument einzeln arbeiten und es zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf „wieder zusammensetzen“.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (5138) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.