Perché il file Excel mio così grande? Come ridurre l’Excel Dimensione File?

Succede molte volte che importiamo dati in file excel per uso temporaneo ma dimentichiamo di rimuoverli. Ciò aumenta la dimensione del file Excel.

Per ridurre le dimensioni del file Excel, identifica i dati che non ti servono realmente. Elimina questi intervalli e salva il file. Ciò ridurrà la dimensione del file.

Suggerimento Pro: se vai da qualche parte nel foglio e poi lo elimini, Excel lo ricorda e prende tutto quell’intervallo nell’intervallo utilizzato e salva il file. Ad esempio, se i tuoi dati sono nell’intervallo A2: B10. E per qualche motivo scrivi temporaneamente qualcosa nella cella A100000. Quindi Excel prenderà l’intervallo utilizzato come A2: B100000. Ciò aumenta la dimensione del file. Elimina tali intervalli .

Questo è uno dei motivi principali delle grandi dimensioni dei dati. La funzione excel richiede memoria e tempo CPU per i calcoli. Impegnano la memoria nei calcoli. Sebbene le formule di Excel siano veloci e leggere, rendono il file pesante se ci sono troppe formule complesse.

Spesso usiamo formule per estrarre o calcolare alcuni calcoli che sono solo per una volta e non devono essere dinamici. Identifica tali formule e valore incollale. Ciò ridurrà la dimensione del file.

Se devi avere un gran numero di formule nel tuo file Excel, prova ad avere una routine secondaria VBA per quei calcoli. Rimuovere le formule dal foglio di lavoro ed eseguire quei calcoli in una subroutine VBA. Questo renderà il tuo file molto più leggero di prima.

Se non vuoi utilizzare VBA per i calcoli e desideri avere formule sul foglio, disabilita i calcoli automatici. Se hai troppe formule complesse sul foglio, ogni volta che apporti una modifica nel file Excel quei calcoli verranno ricalcolati. Ciò richiederà tempo e memoria e può impedire al tuo file Excel di rispondere. Per evitare ciò, disabilitare il calcolo automatico della cartella di lavoro e impostarlo su manuale.

Per impostare il calcolo della formula su manuale:

Vai a File → Opzioni → Formule.

Ora la cartella di lavoro verrà calcolata solo quando lo desideri. Per ricalcolare la cartella di lavoro utilizzare il tasto F9 sulla tastiera.

Utilizzando questo metodo, è possibile ridurre il carico sulla CPU.

Pro Nota: cerca di non utilizzare funzioni volatili come OFFSET, RAND, RANDBETWEEN, ecc .

Quando lavoriamo a lungo su un file Excel, creiamo molti fogli temporanei necessari per un breve periodo di tempo. Quando non li usiamo, li nascondiamo per poterli utilizzare in seguito. Ma spesso ci dimentichiamo di quei fogli. Questi fogli nascosti aumentano la dimensione del file. Identifica questi fogli nascosti e sbarazzati di loro. Ciò ridurrà la dimensione del file Excel.

Per un rapido riepilogo dei dati creo tabelle pivot. Una volta che li ho usati, elimino quelle tabelle pivot. Perché le tabelle pivot aumentano la dimensione del file. Se una tabella pivot viene utilizzata una sola volta, è meglio usarla e scartarla al più presto. Lo stesso vale per le classifiche. I grafici sono grafici e aumentano notevolmente le dimensioni del file Excel. Fino a quando ea meno che il grafico non sia necessario, suggerisco di non avere un grafico nel file excel.

La formattazione viene eseguita in file Excel per rendere i dati facili da capire e leggibili. Ma a volte facciamo la formattazione solo per soddisfare gli occhi.

Non c’è niente di male in questo, ma se la dimensione del file aumenta crea problemi, dovremmo evitare una formattazione non necessaria.

Per formattazione non necessaria, intendo la formattazione sulla scheda tecnica. Il foglio che contiene i dati di origine, non ha bisogno di essere formattato più di tanto. Quindi dovremmo evitare di applicare bordi e colori a quella scheda tecnica. Puoi eseguire la formattazione sui rapporti e sul foglio del dashboard /

Se si dispone di una grande quantità di dati che si elabora in Excel, ma Excel si blocca e non risponde durante l’elaborazione di una gran parte dei dati, è necessario riconsiderare l’utilizzo di Excel per il salvataggio dei dati. Excel non è uno strumento di database. È uno strumento analitico. Per salvare una grande quantità di dati che possono crescere nel tempo, dovresti usare strumenti di database come Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV ecc.

È possibile utilizzare la funzionalità Origine dati esterna di Excel o Power Query per elaborare così tanti dati. Questo può aiutarti a ridurre in modo significativo le dimensioni del file della cartella di lavoro di Excel.

Excel si è evoluto per funzionare con altri strumenti e quel tipo di file occupa molto spazio. Questo tipo di file Excel ha estensione .xlsx che conosci. Ma se il tuo file Excel non ha bisogno di interagire con altri strumenti, salva il file Excel come file binario Excel. L’estensione di questo tipo di file è .xlsb. Questo ha caratteristiche minori ma ha tutte le caratteristiche essenziali di Excel e la dimensione del file è significativamente inferiore rispetto al file .xlsx.

_ Suggerimento professionale: conserva sempre una copia del file originale prima di provare a ridurre le dimensioni del file. In modo che i tuoi dati siano intatti se fai qualche errore nel file duplicato. A volte il motivo delle grandi dimensioni del file Excel è sconosciuto. Prova a ricreare il file. Non utilizzare immagini JPEG esterne per abbellire i report se la dimensione aumenta troppo ._

Quindi sì ragazzi, questi sono i modi per ridurre la dimensione del file di file Excel di grandi dimensioni. Spero sia stato abbastanza esplicativo e utile per te. Se hai dubbi o esigenze specifiche, chiedimi nella sezione commenti qui sotto. Fino ad allora continua a eccellere.

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