多くのページを含むドキュメントの編集(Microsoft Word)
ハルは非常に大きなドキュメントを持っており、定期的に使用しています。このドキュメントはテキストであり、画像は含まれていません。約2,700ページが含まれています。ドキュメントのファイルサイズはそれほど大きくなく、2MB未満です。ただし、ドキュメントを開いて編集すると、非常に時間がかかる場合があります。たとえば、文の編集やスタイルの適用には数分かかる場合があります。ハルは、この長いドキュメントでの作業をどのようにスピードアップできるのか疑問に思います。
実際、実行できることはたくさんあり、それぞれがドキュメントの操作を高速化するのに役立つ可能性があります。それぞれを順番に見ていきましょう。
ドキュメントの保存方法
まず、あなたの文書について話しましょう。これはどれくらい古いのですか?あなたがそれをしばらくの間(そして「しばらく」とは何年も意味します)使っているなら、私は以下を試し、各タスクの後にそれが役立つかどうかをチェックします。
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ドキュメントをネットワークドライブやOneDriveやDropBoxなどのクラウドドライブではなく、ローカルハードドライブに保存していることを確認してください。
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[名前を付けて保存]を使用して、ドキュメントを新しい名前で保存します。
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ドキュメントが古いDOC形式の場合は、現在のDOCX形式で保存してください。
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ドキュメントが現在のDOCX形式の場合は、古いDOC形式で保存し、Wordから抜け出し、Wordに戻り、DOCファイルを読み込んで、現在のDOCX形式で新しい名前で保存します。
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ドキュメントをRTF形式で保存し、Wordから抜け出し、Wordに戻り、RTFファイルを読み込んで、現在のDOCX形式で新しい名前で保存します。
ドキュメントを異なるバージョンで保存することが機能する理由は、Wordが内部的にポインタと参照を「ダブルチェック」して、それらが正しく、可能な限り最適であることを確認するためです。
これにより、Wordでドキュメントをより高速に処理できるようになります。
ドキュメントに含まれるもの
ここで、ドキュメントの内容を確認することをお勧めします。 「単なるテキスト」で画像が含まれていないとのことでしたが、以下を確認してください。 (画像がないとおっしゃっていたので、それらに関連する提案は含めません。)
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ドキュメントに多くのテキストボックスが含まれていますか? (テキストボックスはグラフィックスに非常に似ています。テキストボックスがたくさんある画像がない場合でも、Wordによるパフォーマンスは画像がたくさんあるのと似ています。)
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画面に多くの編集が表示された状態で、しばらくの間、変更の追跡を使用しましたか? (これらは本当に物事を遅くする可能性があります。変更の追跡をオフにするだけでは役に立ちません。可能な限り変更を解決する必要があります。)
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ドキュメントには、特にWebまたはネットワークドライブ上の外部ソースへのリンクが含まれていますか?これらは編集を大幅に遅くする可能性があります。
(ドキュメントを開くときに外部リンクの更新をオフにする方法については、 linkhttps://wordribbon.tips.net/T000978
を参照してください。)
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ドキュメントに脚注や文末脚注がたくさんありますか?これらは、特に脚注を使用していて、個々に非常に長い場合、Wordにとってより複雑なページレイアウトの課題を提示します。
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ドキュメントに多くの改行、特にセクション区切りがありますか?これらはページ付けにかなりの影響を及ぼし、Wordに他の方法よりも頻繁にページ付けを強制する可能性があります。
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ドキュメントに多くのテーブルが含まれていますか?多数のテーブルがプログラムの停滞を引き起こしているという報告があります。 (「多数のテーブル」を構成するものは、他の変数によって大きく異なる可能性があります。)
ここでの経験則は、人々が「単なるテキスト」と見なすものはたくさんあるということですが、実際にはそうではありません。新しいドキュメントを開き、古いドキュメントからすべてを選択し、新しいドキュメントで[形式を選択して貼り付け]を使用してテキストのみとして貼り付けることで、「テキストのみ」とは何かを確認できます。これにより、Wordが古いドキュメントで使用している可能性のある「エクストラ」の多くを取り除くことができます。貼り付けたテキストの書式設定も削除されるため、書式設定を正しく行うには大きな作業が必要になる可能性があることを理解しておく必要があります。
ドキュメントの破損の可能性
ドキュメントが破損しているか、破損の最初の兆候が見られている可能性があります。問題が単一のドキュメントにあるのか、複数のドキュメントにあるのかを判断することで、これが当てはまるかどうかを絞り込むことができます。 (複数のドキュメントがある場合、問題がドキュメントの破損ではない可能性があります。)
このヒントの最初のセクションで説明されているさまざまな「保存」シナリオは、ドキュメントの潜在的な破損を克服できる可能性があることにも注意してください。それでも問題があると思われる場合は、お気軽に読んで修正してください。
ドキュメントの破損を克服するための標準的な方法は、ファイルの内容(ファイルの最後の文字を除く)を別のドキュメントにコピーすることです。これは短いドキュメントではうまくいくかもしれませんが、非常に長いドキュメントでは特に実用的ではありません。代わりに、「チャンク」をコピーしてください
次の手順に従って、ドキュメントを新しいドキュメントに変換します。
。破損したドキュメントを開きます。
。新しいドキュメントを作成します。
。破損したドキュメントに切り替えます。
。 Ctrl + Homeを押して、ドキュメントの先頭に移動します。
。ドキュメントの「チャンク」(おそらく100ページ程度)を選択します。
。 Ctrl + Cを押します。これにより、ドキュメントの選択した部分がクリップボードにコピーされます。
。新しいドキュメント(手順2で作成したドキュメント)に切り替えます。
。 Ctrl + Vを押します。クリップボードの内容が空白のドキュメントに貼り付けられます。
。ドキュメントの連続する「チャンク」を使用して、手順5〜8を繰り返します。
ドキュメントの最後の部分をコピーする準備ができたときにのみ、手順10に進む必要があります。
。破損したドキュメントの最後の部分の直前に挿入ポイントを配置します。
。 Shift + Ctrl + Endを押します。これにより、現在の挿入ポイントからドキュメントの終わりまでのすべてが選択されます。
。 Shiftキーを押しながら、左矢印キーを押します。これにより、ドキュメントの最後の文字(終了段落記号)が選択されないようになります。
。 Ctrl + Cを押します。これにより、ドキュメントの最後の部分がクリップボードにコピーされます。
。新しいドキュメント(手順2で作成したドキュメント)に切り替えます。
。 Ctrl + Vを押します。クリップボードの内容が空白のドキュメントに貼り付けられます。
。新しいドキュメントを保存します。
。破損していると思われるドキュメントを閉じます。
新しいドキュメントをしばらく操作して、問題が修正されているかどうかを確認します。 (問題がドキュメントの破損に関連している場合は、応答性が向上し、Wordの動作の不安定さが軽減されるはずです。)
Wordの構成を変更する
Wordの構成方法に関連して、これらのタスクを試すこともできます。 (これらの提案のそれぞれの後に、提案に関連する追加情報を提供する_WordTip_へのリンクを含めようとしました。)
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バックグラウンドの再ページングをオフにします。これにより、編集を行うたびにプログラムが再ページングを試みるのを防ぎます。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T005975を参照してください。)
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ドラフトビューでドキュメントを編集します。完成したドキュメントの概算が必要な場合にのみ、ページレイアウトビューを使用してください。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T008142を参照してください。)
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本当に必要のないスタイルを取り除きます。特に他のドキュメントから多くのコピーと貼り付けを行う場合は、このカテゴリに多数含まれている可能性があります。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T010225を参照してください。)
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Wordによるフォーマットの変更の追跡を停止します。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T007834を参照してください。)
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クリックアンドタイプをオフにします。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T005999を参照してください。)
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バックグラウンドのスペルチェックと文法チェックをオフにします。これにより、Wordが実行する必要のあるバックグラウンドタスクが削減されます。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T006085を参照してください。)
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バックグラウンド保存をオフにします。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T006106を参照してください。)
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バックグラウンド印刷をオフにします。 ( linkhttps://wordribbon.tips.net/T006697を参照してください。)
特に構成の変更ではありませんが、アドインまたはバックグラウンドプログラムが実行されているかどうかを確認することもできます。
これには、ウイルスチェッカーが含まれる場合があります。それらをオフにして、ドキュメントの編集が速くなるかどうかを確認します。
一般的なルールは、追加の処理またはバックグラウンド処理を必要とする構成オプションをオフにすることです。これらのオプションのアイテムは、短いドキュメントを扱うときにあなたの生活を楽にすることができますが、非常に長いドキュメントを扱うときは遅くなる可能性があります。
最後に確認すること
これらのいずれも機能しない場合は、システムに関連するいくつかのことを確認することをお勧めします。まず、Windows自体を微調整して、最高のパフォーマンスで機能するようにすることができます。
正直なところ、1つのドキュメントで問題が発生しているだけの場合は、Windowsを突いてプロデュースする必要はありませんが、問題がないことを確認しても問題はありません。これはWordの停滞に関するMicrosoftの記事であり、Windowsの問題に焦点を当てるのにかなりの時間を費やしています。
http://support.microsoft.com/kb/918793
また、ハードウェアを確認することもできます。あなたのコンピュータは何歳ですか?
十分なRAMがありますか?ハードドライブがほぼいっぱいになっていますか?お使いのハードドライブは新しいSSDドライブの1つですか?
ハードウェアが必要であり、アップグレードする余裕がない場合は、ドキュメントをいくつかの小さなドキュメント(おそらく、ほぼ同じ長さの4つまたは5つのドキュメント)に分割することを検討してください。その後、各ドキュメントを個別に操作し、必要に応じて後で「それらを元に戻す」ことができます。
_WordTips_は、費用効果の高いMicrosoftWordトレーニングのソースです。
(Microsoft Wordは、世界で最も人気のあるワードプロセッシングソフトウェアです。)このヒント(5138)は、Microsoft Word 2007、2010、2013、2016、2019、およびOffice365のWordに適用されます。